Статьи

Подписные истины, или Зачем HR-специалисту электронная подпись

Появляется всё больше инструментов, освобождающих HR-специалистов от рутины и позволяющих более эффективно решать профессиональные задачи. Одна из таких палочек-выручалочек в области документооборота — электронная подпись. Она помогает экономить деньги компании — не нужно тратиться на услуги служб доставки, время HR-специалиста — не надо собирать «бумажки» с подписантов — сотрудников и фрилансеров, а ещё — наладить документооборот, чтобы всё работало как часы. О преимуществах и рисках разных видов электронных подписей читайте в нашем материале.
Ирина Жильникова
Ирина Жильникова
автор статей

⏱ Время прочтения — 13 минут

Что в подписи тебе моей

Электронная подпись — это результат криптографических преобразований документа с помощью специальной программы. Иными словами, к электронному документу прикрепляется сгенерированный системой файл. Он подтверждает сразу два важных момента: первый — что документ подписан, второй — кто именно это сделал и какими полномочиями он обладает. С помощью электронной подписи также можно точно определить дату подписания и целостность документа: если кто-то вдруг решит внести изменения, система это зафиксирует и даже в некоторых случаях оповестит владельца. Есть нюансы — всё зависит от типа самой подписи и сервиса, где она применяется.

По форме электронная подпись не имеет ничего общего с собственноручной, чего нельзя сказать о содержании. Любой гражданин России с её помощью дистанционно может оформлять сделки, связанные с продажей или покупкой недвижимости, подавать различные обращения в госорганы, заявки в учебные заведения и многое другое. Но ещё интереснее возможности, которые открываются для сотрудников компаний, где используют электронные подписи:

  • взаимодействие с Федеральной налоговой службой и Пенсионным фондом;
  • дистанционный обмен документов с клиентами и партнёрами;
  • оформление патентов и торговых знаков;
  • участие в электронных торгах;
  • оформление трудовых отношений с сотрудниками;
  • подписание и последующее ознакомление сотрудников с внутрикорпоративными документами, включая служебные записки, локально-нормативные акты, отчёты и т. п.

Кадровый электронный документооборот

Конечно, полноценно использовать электронную подпись как рабочий инструмент можно только в том случае, если в компании налажен электронный документооборот. И сказать, что организация готова изменить привычные процессы и отказаться от «бумаги» в пользу более современного, эффективного и экологичного цифрового документооборота, гораздо проще, чем сделать. Отдельная история связана с кадровым электронным документооборотом (КЭДО). Так бывает, что HR-специалисты готовы к переходу, а компания — нет. Или, что ещё хуже, наоборот.

Подписные истины, или Зачем HR-специалисту электронная подписьНа первый взгляд кажется, что это неподъёмная работа: много всего нужно сделать, перестроить процессы, описать их, но в итоге получаешь результат на долгие годы. Автоматизация в этом случае имеет максимально большой профит — при переходе с бумажного на электронный документооборот у сотрудников высвобождается до 20% времени. Простая математика: час работы специалиста стоит столько же, сколько выпуск электронной подписи на год. А сколько нужно потратить часов, чтобы распечатать и подписать бумажные документы у руководителя, вызвать курьера, отдать ему всё необходимое? Есть возможность сберечь время и деньги. Плюс экологический аспект — мы экономим бумагу. Настройка и донастройка переходных процессов не требует колоссального количества ресурсов — за основу стоит взять лучшие практики на рынке, посоветоваться с коллегами.
Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Настроив кадровый электронный документооборот, можно подписывать практически любые документы без личного присутствия сотрудников в офисе, отправлять необходимые отчёты в государственные органы. И это большой плюс.

Подписные истины, или Зачем HR-специалисту электронная подписьНедавно в Трудовой кодекс РФ добавили три новые статьи, которые касаются электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Почти все кадровые документы сегодня при желании переводятся в цифровой вид: это и трудовой договор, и приказ о приёме на работу, и личная карточка сотрудника, и многое другое. Как показывает практика, то, что изначально заявляется как пилотный проект — речь об инициативе Минтруда по кадровому электронному документообороту, — со временем перерастает в обязательную практику. Многие компании, предвидя такой исход, уже сейчас внедряют КЭДО.
Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Другой вопрос — окупаемость. Бизнесу, где официально трудоустроены пять сотрудников, вряд ли стоит внедрять и использовать дорогостоящие системы. Есть и бесплатные государственные платформы, которые в том числе предусматривают обмен кадровыми документами. Например, «Работа в России».

Для обмена информацией внутри компании сгодится даже простая электронная подпись. Скажем, если в вашей организации до сих пор используют служебные или объяснительные письма, важно подтверждение ознакомления сотрудников с приказами, локальными нормативными актами и прочими внутрикорпоративными документами, можно обойтись электронной почтой.

Для подписания трудового или ученического договора, как и документа о материальной ответственности, простой электронной подписью не обойтись. Даже если сотрудник поставил в pdf-файле автограф, такой документ не будет иметь юридической силы в суде. Нужны инструменты посерьёзнее — усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная электронная подпись. Самое время разобраться, чем они отличаются друг от друга.

Виды электронных подписей

Подписные истины, или Зачем HR-специалисту электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это самый распространённый, а значит, и уязвимый вид электронной подписи. К ПЭП можно отнести подписанный pdf-файл, письмо в почте, отправленное на запрос, авторизацию пользователя в системе при введении логина и пароля. Так что даже код от банковского приложения, подтверждающий оплату, тоже считается простой электронной подписью. Есть сервисы, которые полностью заточены под использование ПЭП: например, Федеральная налоговая служба, «Госуслуги» или интернет-банки. Без авторизации их полноценное использование невозможно.

Это не аналог собственноручной подписи, так что принимают и используют её не везде.

Подписные истины, или Зачем HR-специалисту электронная подписьВ определённой системе может быть свой формат электронной подписи, но она будет котироваться только внутри неё. ПЭП — самый уязвимый из всех типов электронных подписей. Судебная практика относительно безопасности использования ПЭП пока на стадии становления, поэтому, кажется, будет легко представить в суде всё так, что документ подписал другой человек или, что ещё хуже для работодателя, сама компания. Кроме того, легко внести изменения в первоначальную версию файла — с ПЭП отследить правки невозможно.
Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)

УНЭП действует внутри той системы, для которой её создавали. Главное её отличие от простой электронной подписи в том, что она зафиксирована внутри конкретного сервиса. Другими словами, система распознаёт пользователя по его цифровым следам. Для этого применяются средства шифрования, которые и преобразуют информацию, чтобы ограничить к ней доступ. Ключ к такой подписи почти невозможно подобрать вручную, поскольку он представляет собой сложный набор символов. Это уже не простой логин и пароль или код из СМС, а полноценный инструмент, который может гарантировать, что документ подписал конкретный человек в определённое время и не вносил в него никаких изменений. Последнее особенно важно как для работодателя, так и для сотрудника, чтобы избежать возможных недоразумений. Бывает так, что вместо выхода на работу 15 августа в подписанном работником приказе появляется дата 17 августа, а в уведомлении о раннем приходе на работу значится уже не 8:30, а 9:00. С УНЭП таких ситуаций не будет.

Как и в случае с простой электронной подписью, стороны должны договориться о том, что усиленной неквалифицированной подписи они доверяют. Тогда можно вести электронный документооборот между компанией и сотрудниками, клиентами, партнёрами. Однако всех возможностей УНЭП тоже не даёт. Создавать и использовать её может любой, так что большого доверия у государства к такой подписи нет.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Это полноценный аналог собственноручной подписи, поэтому выдают её специальные аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. Этим УКЭП и отличается от УНЭП.

Подписные истины, или Зачем HR-специалисту электронная подписьТолько усиленная квалифицированная электронная подпись даёт возможность работы со всеми сервисами, включая площадки проведения электронных торгов. Помимо оформления подписи, ещё необходимо установить программное обеспечение для её использования. И нужно сразу понимать, где сотрудник будет хранить УКЭП — на компьютере или токене (защищённая «флешка». — Прим. ред.). Фактически это его идентификатор, серьёзный инструмент, и отношение к нему должно быть соответствующим. Я бы порекомендовал предварительно обсудить с работниками вопросы безопасности.
Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Сертификат усиленной квалифицированной подписи необходимо обновлять ежегодно. Особенно важно помнить об этой важной детали компаниям и сотрудникам, участвующим в тендерах. Несвоевременное продление УКЭП грозит многомиллионными потерями. Перевыпустить её легко — достаточно повторно обратиться в удостоверяющий центр. То же самое касается и утерянной электронной подписи. Например, если она хранилась на токене. Процесс можно сравнить с восстановлением пропавшей банковской карты. Первое, что нужно сделать, — позвонить в удостоверяющий центр, чтобы подпись заблокировали. Дальше придётся приехать в удостоверяющий центр, чтобы написать заявление и подтвердить свою личность, но это того стоит — лучше потратить немного времени, сэкономив силы и ресурсы на разбирательствах с мошенниками. И об этом тоже важно предупредить сотрудников.

При желании работодатель может стать посредником между удостоверяющим центром и сотрудниками, тогда УКЭП будут оформлять и выдавать прямо в офисе компании.

Стоит ли компании браться за выдачу электронных подписей

Если в компании больше 50 сотрудников или фрилансеров, с которыми проще работать, подписывая документы УКЭП или УНЭП, организации стоит подумать о том, чтобы стать доверенным оператором удостоверяющего центра. Процесс довольно прост: заключается лицензионный договор, назначается ответственный администратор со стороны компании, который будет заниматься оформлением электронных подписей, и запускается процесс.

Подписные истины, или Зачем HR-специалисту электронная подписьЧтобы получить усиленную электронную подпись, сотруднику так или иначе придётся ехать за сертификатом в удостоверяющий центр или в Федеральную налоговую службу, тратя на это рабочее время. А так компания получает часть полномочий удостоверяющего центра и может выпускать электронные подписи не только для сотрудников, но и для фрилансеров и даже своих партнёров. Это абсолютно законно.
Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

На оформление электронной подписи через удостоверяющий центр в среднем уходит два дня. Выпустить УКЭП или УНЭП в компании-операторе при хорошей организации процесса реально за один час. По шагам: сотрудник в комфортное для себя время создаёт заявку, администратор обрабатывает её и назначает время, когда работник должен явиться в офис, чтобы получить электронную подпись. Без последнего пункта не обойтись — важно личное присутствие и документальное подтверждение. Так что если сотрудники и фрилансеры компании рассредоточены по разным городам, а региональных филиалов нет, становиться посредником не имеет смысла.

В больших компаниях, которые активно участвуют в тендерах, оформлением электронных подписей занимаются целые отделы. Они отвечают за выпуск и отзыв электронных подписей, строго следят за их «сроком годности».

Стоимость и кто должен платить

УНЭП можно оформить и бесплатно, но, как уже говорили, возможности такой подписи ограничены. В случае с УКЭП — за неё должна платить компания. Если у сотрудника с предыдущего места работы осталась электронная подпись, работодателю нет необходимости выпускать новую.

Ещё один важный момент: организация не обязана предоставлять работникам исключительно УКЭП. По закону для подписания большинства кадровых документов годится и УНЭП.

При массовом внедрении электронных подписей в компании лучше составить список сотрудников, которым необходимы УКЭП или УНЭП, и сервисов, где они будут использоваться. Тогда будет проще проанализировать затраты, выбрать подходящий удостоверяющий центр и варианты подписей. Аналитика на подготовительном этапе сбережёт HR-бюджет.

Риски и плюсы

Если УКЭП даёт почти стопроцентную защиту и гарантирует подлинность авторства, то при использовании любой другой подписи велик риск подлога, выражаясь юридическим языком. С точки зрения судебных споров и перспектив, всегда в выигрыше будет тот, кто больше защищён.

Если уж дело доходит до суда, возникают разные ситуации, даже, на первый взгляд, самые невообразимые, поэтому многие работодатели предпочитают иметь дело исключительно с УКЭП, несмотря на её относительно высокую стоимость. Её учёт и хранение регламентируется федеральным законодательством, а значит, есть все гарантии, что человек самостоятельно подписывает документы и несёт за это полную ответственность.

Подписные истины, или Зачем HR-специалисту электронная подписьМы давали работникам право выбора: оформить УКЭП или УНЭП. Сотрудники сами оценивали риски и возможности. Многие сразу решили, что хотят «взрослую» подпись — УКЭП, чтобы использовать её не только на работе, но и в обычной жизни. Мне кажется, это здорово, когда сотрудник может получить удобный инструмент и не только обмениваться кадровыми документами, но и решать личные задачи.
Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Есть случаи, когда компания не уделяет должного внимания вопросам безопасности, и тогда подпись превращается в мощное оружие, направленное против бизнеса. Выдавая сотруднику УКЭП, работодатель наделяет его серьёзными полномочиями. Этот факт нельзя недооценивать. Если даже один сотрудник неправильно хранит или использует цифровой инструмент, это несёт в себе финансовые и репутационные риски для всей компании.

Легко лишиться прибыли из-за несвоевременного переоформления электронной подписи могут компании, связанные с отраслью закупок. Упустить срок — значит потерять многомиллионный контракт. Если для компании критичны такие моменты, лучше стать посредником удостоверяющего центра или назначить ответственного за обновление подписей.

Важно понимать, что электронной подписью невозможно подписать документы задним числом, как это часто бывает при документообороте с партнёрами. Тогда придётся вернуться к привычным бумажным вариантам, а это наверняка вызовет вопросы у проверяющих органов.

Но есть в такой последовательности и плюсы: например, сотрудник, оставив электронный автограф, уже не сможет доказать, что его слишком поздно ознакомили с тем или иным документом. Есть дата, есть подпись, а значит, есть подтверждённый цифровой след. Это помогает компании уберечься от возможных манипуляций со стороны работников, а сотрудникам — более осознанно подходить к процессу подписания документов.

Но всё же ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что всё можно делать дистанционно. Нет необходимости приезжать в офис, распечатывать тонну бумаг, тратить время на подписание документов, ждать работников, а потом ещё и курьеров или идти на почту. И ещё один весомый «плюсик в карму» — возможность сберечь бумагу, а значит — проявить социальную ответственность.

Сейчас появляется большое количество площадок, где может использоваться электронная подпись, соответственно, становится больше сфер для её применения.

Подписные истины, или Зачем HR-специалисту электронная подписьHR-специалистам рекомендую следить за изменениями — читать новости из проверенных источников, посещать вебинары удостоверяющих центров. До 2024 года многие вещи будут переведены в электронный формат. Уже сейчас вносятся поправки в статью № 63 Федерального закона «Об электронной подписи». Например, пока есть разница между подписью сотрудника и физического лица, но в ближайшем будущем это разделение исчезнет. В результате останется два типа подписей — для первого лица компании, обезличенная на юридическое лицо, и для всех остальных — физлиц, через доверенность можно будет подписывать кадровые документы, работать на разных площадках, где электронная подпись котируется. В течение года будет переходный момент.
Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

В любом случае массово внедрять электронные подписи в компании стоит только в том случае, если вы намерены погружаться в эту тему, доносить до сотрудников пользу и риски использования разных видов подписей, повышать эффективность кадрового документооборота через развитие и перестройку бизнес-процессов, анализировать и только потом внедрять. Тогда HR-бюджет на эту статью расходов приобретёт статус не напрасно потраченного, а грамотно вложенного.

К другим статьям
Вакансии дня